少人数の集まりの場合は、乗りで決めれば良いのですが、人数を多く招こうとするとやはり2ヶ月前には案内が必要です。

コンセプトやテーマを決めておく必要がありますので、少なくとも３ヶ月前には準備を進める必要があります。

スケジュールを作成し、いつまでに何を誰がするのかをしっかり決めて取り掛かるのが良いのではないでしょうか。